Formularios PDF rellenables: AcroForm vs XFA

Abres un formulario PDF para rellenarlo y pasa una de dos cosas. O hay campos en los que haces clic y escribes, fácil, o te encuentras una página gris que exige abrir el archivo en un programa concreto, con un aviso de que tu lector “no admite” este formulario. El mismo tipo de archivo, una experiencia completamente distinta. La razón es que “formulario PDF rellenable” abarca en realidad dos tecnologías distintas, y no se comportan igual.

AcroForm y XFA, uno al lado del otro

	AcroForm	XFA
Qué es	La tecnología de formularios del propio PDF, parte de ISO 32000	Una capa de formularios en XML que Adobe puso encima
Abre en cualquier lector	Sí	No — a menudo solo en Adobe Acrobat o Reader
Abre en el navegador	Sí	Normalmente muestra un aviso de «abra esto en Adobe» en vez del formulario
Estado	El estándar, y lo que usa casi cualquier formulario	Obsoleto desde PDF 2.0
Rellenable en files.co	Sí	No
Dónde te lo encuentras	En casi todos los formularios rellenables que te mandan	En algunos formularios de administración y banca

AcroForm: el rellenable de cada día

AcroForm: el rellenable de cada día

El primer tipo es un AcroForm. Es la forma original y estándar en que los PDF hacen formularios interactivos, y es la que te encuentras casi siempre. Los campos del formulario (cajas de texto, casillas, desplegables) van incrustados en el propio PDF de una manera que casi cualquier lector de PDF entiende.

Los AcroForm se portan bien. Se abren en navegadores, en móviles, en básicamente cualquier lector moderno, y puedes escribir en ellos sin software especial. Cuando alguien dice “rellena el PDF y me lo reenvías”, casi siempre está pensando en un AcroForm. Si vas a crear un formulario para que lo rellene otra gente, este es el tipo que quieres, porque le funciona a todo el mundo.

XFA: el quisquilloso

El segundo tipo es XFA, que viene de XML Forms Architecture. Se diseñó para formularios complejos y dinámicos, piensa en un formulario fiscal o administrativo que crece con secciones nuevas a medida que lo rellenas. XFA puede hacer cosas ingeniosas que AcroForm no.

La pega es la compatibilidad. Los formularios XFA dependen de un software de PDF concreto y completo para funcionar, y muchos lectores, incluidos la mayoría de navegadores y muchas apps móviles, no los admiten del todo. De ahí viene el temido mensaje de “abre esto en [tal programa]”. Un formulario XFA que funcionaba de maravilla para el organismo que lo creó puede ser un muro para quien lo recibe.

Gobiernos y grandes instituciones siguen usando XFA para algunos formularios oficiales, por lo que de vez en cuando te topas con uno que simplemente no coopera en un lector normal.

Cómo saber cuál tienes

Normalmente no necesitas saber el nombre; el comportamiento te lo dice. Si abres el PDF y puedes escribir directo en los campos en tu lector de siempre, es un AcroForm (o un formulario simple), y vas bien. Si te sale un muro que te manda usar un software concreto, estás ante un formulario XFA, y necesitarás ese software o un enfoque distinto.

Rellenar un formulario estándar en tu navegador

Para los PDF rellenables normales, files.co tiene una herramienta para rellenar formularios que funciona en tu dispositivo:

1. Abre la herramienta para rellenar formularios y suelta tu PDF.
2. Rellena los campos. Escribe en los campos del formulario, marca las casillas, elige en los desplegables.
3. Descarga el formulario completado. Se guarda directo en tu máquina, relleno y listo para enviar.

Sin software especial que instalar, y sin subir nada.

Por qué importa rellenar formularios en local

Piensa en lo que suele haber en un formulario que rellenas: tu nombre, dirección, número de DNI, datos económicos, a veces una firma. Eso son datos personales sensibles, y el formulario existe justo para recogerlos. Rellenarlo con una herramienta online que sube tu documento significa mandar todos esos datos al servidor de un desconocido.

files.co rellena formularios en tu navegador. El PDF se lee en la memoria de tu máquina, lo rellenas ahí y el archivo completado se guarda de vuelta contigo. No se sube nada, lo que puedes confirmar con las DevTools (F12) en la pestaña Red, o trabajando sin conexión.

Así que si un formulario se abre y te deja escribir, es un AcroForm amable y puedes rellenarlo en tu navegador en un minuto. Si te da con la puerta en las narices exigiendo software especial, has conocido a XFA, y ahora sabes por qué. En cualquier caso, los datos personales que pones en un formulario no son asunto de nadie más que tuyo, y no tienen que salir de tu máquina para rellenarlo.